Tabela przestawna to w istocie sposób na wyodrębnianie danych i prezentowanie ich w czytelnej formie. Tabele przestawne to świetny sposób na badanie danych i tworzenie tabel informacji, które można odświeżyć, gdy zmienią się surowe dane!
Przykład roboczy: potrzebujesz tabeli, która przedstawia:
- Ile masz łącznie stanowisk (rzeczywisty etat)
- Podział według tytułu pozycji
- Podział według statusu zatrudnienia (stały/czasowy/doraźny)
Gdy masz surowe dane, utwórz tabelę przestawną na surowych danych:
- Z paska narzędzi wybierz Dane > Raport tabeli przestawnej i wykresu przestawnego…
- Kliknij Następny
- Sprawdź, czy dane, które chcesz uwzględnić w tabeli przestawnej, są wyróżnione w Zasięg
- Kliknij Następny
- Jeśli chcesz, aby tabela przestawna pojawiła się w nowym arkuszu (karta), kliknij Zakończ. W przeciwnym razie, jeśli chcesz, aby pojawił się w tym samym arkuszu (tj. - pod danymi) kliknij Istniejący arkusz i wybierz pierwszą komórkę po danych, a następnie kliknij Zakończ
Powinien pojawić się szkielet tabeli przestawnej.
Jeśli lista pól tabeli przestawnej (pokazana po prawej stronie powyżej) nie jest widoczna, musisz ją otworzyć:
- Kliknij prawym przyciskiem myszy pasek narzędzi (w dowolnym miejscu w poniższym kwadracie):
- Wybierz Stół obrotowy.
- Kliknij Pokaż listę pól
- Pola powinny być teraz widoczne i możesz przeciągnąć pole w prawo, aby je zablokować.
- Przeciągnij następujące pola do obszarów: UKRYTY OBSZAR FILTRA: Nic
OBSZAR SEPARATORA KOLUMN: Typ pozycji
OBSZAR SEPARATORA RZĘDÓW: Tytuł pozycji
PODSTAWOWY OBSZAR DANYCH: Rzeczywisty pełny etat
- Aby zmienić pole bazowe na sumę, kliknij prawym przyciskiem myszy pole (zakreślone poniżej):
Wybierz Ustawienia pola…
Wybierz Suma.
Kliknij Numer…
Wybierz Numer oraz 2 miejsca po przecinku następnie kliknij OK.
Dane powinny zmienić się na ułamki dziesiętne.
- Aby zmienić kolejność kolumn typu pozycji: kliknij prawym przyciskiem myszy Swobodnie > Kolejność > Przenieś na koniec
Masz teraz gotowy stół z kolumnami w kolejności Stałe, Tymczasowe, Swobodne.
 |  |
Następnym krokiem jest przeciągnięcie potrzebnych pól do obszarów tabeli, aby utworzyć tabelę. Struktura tabeli przestawnej wygląda następująco:
Typowe wykorzystanie obszarów:
UKRYTY OBSZAR FILTRA: Filtr pozycji finansowanych cyklicznie
OBSZAR SEPARATORA KOLUMN: Rodzaj stanowiska, rodzaj zatrudnienia, podstawa zatrudnienia, klasyfikacja
OBSZAR SEPARATORA RZĘDÓW: Jednostki organizacyjne, lokalizacje, tytuły pozycji
PODSTAWOWY OBSZAR DANYCH: Zatrudnienie, FTE
Tabela przestawna powinna wyglądać tak:
Zwróć uwagę, że dane podstawowe mają domyślną wartość „Liczba rzeczywistych FTE”. Oznacza to, że każda pozycja została liczona jako 1 nieistotna dla wartości FTE. Jeśli pole bazowe to Zatrudnienie, byłoby to poprawne (ponieważ wszystkie wartości byłyby równe 1), jednak są to wartości FTE i wymagają sumy, a nie liczenia.
W tych dwóch samouczkach (dwóch częściach) poznasz kilka fajnych wskazówek dotyczących tabel przestawnych:
1) Aby wypełnić puste wartości zerami:Kliknij prawym przyciskiem myszy podstawowe pole danych (zakreślone poniżej)
Wybierz Opcje tabeli… Wpisz 0 w pustych komórkach, pokaż (zakreślone poniżej)
Kliknij OK.
Stół przestawny powinien teraz zastąpić puste miejsca zerami.
2) Aby ukryć kolumnę Sumy:
Kliknij prawym przyciskiem myszy pole danych podstawowych („Suma rzeczywistych FTE” pokazana powyżej)
Wybierz Opcje tabeli… Odznacz Suma całkowita dla rzędów (zakreślone poniżej)
Kolumna sum powinna być teraz usunięta.
3) Aby dodać ukryty filtr do tabeli przestawnej:Przeciągnij pole zawierające filtr do obszaru ukrytego filtru danych (tj. - Poziom jednostki organizacyjnej 04)
Kliknij strzałkę w dół, aby wybrać filtr jednostek organizacyjnych. Wybierz żądany filtr (np. Sport i rekreacja)
Tabela przestawna pokazuje teraz tylko te pozycje na poziomie jednostki organizacyjnej 04, Sport i rekreacja.
4) Aby wyświetlić tylko wybrane tytuły pozycji:
Kliknij strzałkę w dół, aby wybrać Tytuł pozycji filtr
Aby ułatwić wybór, przeciągnij listę na zewnątrz, aby było widocznych więcej pozycji
Jeśli na liście jest wiele wartości, a chcesz tylko kilku, zacznij od odznaczenia Pokaż wszystko (pokazane poniżej), aby odznaczyć wszystkie wartości
Wybierz pozycje, które chcesz pokazać w tabeli. (tj. sportowcy i menedżerowie)
Kliknij OK
Tabela przestawna powinna teraz zawierać tylko sportowców i menedżerów.
5) Aby pokazać procenty typu pozycji dla każdej pozycji:
Kliknij prawym przyciskiem myszy podstawowe pole danych (w tym przypadku „Suma rzeczywistych FTE”)
Wybierz Ustawienia pola…
Kliknij Opcje > >
Wybierz % wiersza dla Pokaż dane jako
Kliknij OK.
Notatka: Na tej liście znajdują się również opcje dla % kolumnowy oraz % całości przy czym ta ostatnia jest bardzo przydatna.
Tabela przestawna pokazuje teraz wartości procentowe, ale mogą występować wartości błędów dla wierszy, które nie mają pozycji (ponieważ nie można dzielić przez zero!).
6) Aby usunąć błędy z tabeli przestawnej:Kliknij prawym przyciskiem myszy podstawowe pole danych (w tym przypadku „Suma rzeczywistych FTE”)
Wybierz Opcje tabeli…
Wejść 0 w W przypadku wartości błędów pokaż skrzynka
Kliknij OK.
Wszystkie błędy należy teraz zastąpić zerami.
